Mit einer Betriebsratsdatenbank „BRISY“.
Wenn man schon genug mit Diskussionen und Besprechungen zu tun hat, dann sollten die Routinen wenigstens einfacher und schneller zu erledigen sein.
Nicht jedes Gremium hat eine Assistenz.
Und selbst dann! Nehmen wir zum Beispiel ein Neuner-Gremium. Zwei-Ersatzmitglieder, Diverse Ausschüsse wie Betriebsausschuss, Wirtschaftsausschuss (MUSS-Ausschüsse), ASA (Arbeitsschutz- und Sicherheitsaussuss), Entgeltausschuss, Datenschutzausschuss, Fortbildungs- und Seminarausschuss, etc.. Wenn Sie hier Einladungen schreiben wollen, müssen Sie zusätzlich die SBV und JAV hierbei berücksichtigen. Seminarvorbereitungen umfassen mehr, als den Terminkalender zu prüfen. Die Kostenerstattung muss geregelt sein. Da hilft zum Beispiel sehr, wenn aus der Sitzung, in der eine Entsendung zu einem Seminar entschieden wurde, nicht nur das Protokoll, sondern auch der spezielle Tagesordnungspunkt als Protokollauszug auf Knopfdruck als PDF erstellt wird. Gleichzeitig kann über die eingebaute Seminarplanung die Organisation des Seminars gestartet werden:
Wer, wann, wo, wie teuer? All diese Informationen können mit Hilfe von BRISY verarbeitet werden, ohne, dass immer wieder Daten doppelt und dreifach nach- und abgefragt und an unterschiedlichen Stellen abgelegt werden müssen. – Zumindest kann BRISY auch dies gut abfangen.
Alles in Allem ist auch eine Assistenz erheblich entlastet, wenn sie BRISY verwenden kann.
Und so kann die Datenbank je nach Bedarf und Anliegen Stück für Stück angelegt und aufgebaut werden. Der Riesencharme besteht ja gerade darin, dass so das Prozessverständnis widergespiegelt werden kann -oder eben genau die vorgegebenen Prozesse, wie sie es in allen Gremien dieser Welt gibt, abbilden und sogar verbessert.
Daher ist BRISY nur ein exzellentes Beispiel für moderne, digitalisierte Gremienarbeit, die durch die tägliche Praxis immer weiter voranschreitet, ohne Mitglieder des Gremiums zu überfordern. Entscheidend ist Know-How beim Aufbau des Fundaments. In der Regel ist dies die Stammdatenpflege. Und dort beginnen auch schon die unterschiedlichen Anforderungsprofile: Handelt es sich um Schichtbetriebe? Reine Bürotätigkeiten? Gemischte Organisation wie Produktion (mit Schichtbetrieb und teilweise reine Verwaltung)? Gibt es eine Entgeltsystematik? Ist ein Tarifvertrag vorhanden??
Man erkennt schnell: eine Software „out-of-the-box“ kann es dafür gar nicht geben.
Das A & O ist eine kompetente Unterstützung und Begleitung beim Aufbau, aber auch „unterwegs“.
Am besten schaut jemand zu, der ein Interesse an Informationstechnologien hat. Noch besser: Er oder sie oder beide lassen sich zunächst einmal grundlegend schulen, um herauszufinden, ob die Lösung über diejenige ist, die man sich wünscht oder vorgestellt hat.
Dafür gibt es dann mich. Ich habe über 30 Jahre Berufserfahrung im Aufbau und in der Gestaltung „Architektur“ von Datenbankanwendungen, aber auch Groupware wie MS Office und Nachfolgerinnen.
Ich weiß also, wovon ich rede. Und ich weiß, wie wichtig Benutzbarkeit „Usability“ ist.
Die Einführung von Software, ist grundsätzlich immer ein Projekt. Es kommt nur auf „Time & Budget“ und natürlich auf die Ausprägung an.
Ich habe bereits vor Jahren Office 365 weltweit in unserer Organisation eingeführt (SharePoint und OneDrive als Highlights). Weiterhin habe ich als Projektleiter einen Providerwechsel vorbereitet, organisiert, geplant und durchgeführt. Für eine Organisation mit weltweit verteilten Standorten. Innerhalb von 9 Monaten. Ohne Produktionsunterbrechung. In einem Unternehmen, dass Just-in-Sequence produziert. Das heißt, Produkte in genau dem Moment ans Band zu liefern, in dem es dort benötigt wird.
Ich weiß also, was es bedeutet, verlässlich zu sein.
Und diesen Anspruch habe ich auch später als Betriebsratsvorsitzender in dem Unternehmen. Ich gebe zu, ein echter Vorteil, wenn man weiß, was man will und wie man es machen kann.
Daher:
Ich bin bereit, mein Wissen weiterzugeben.
Beispielansichten einer Datenbank gibt es hier:
http://trpty.de