Mit Eigeninitiative zur Betriebsratsdatenbank
Interview von Martina D’Ascola mit Peter Harbecke
September 2023
Digitalisierung ist auch bei der Betriebsratsarbeit das Schlagwort. Eine eigene Betriebsratsdatenbank kann hier nützlich sein. Wie die Betriebsratsarbeit erleichtern? Peter Harbecke, Betriebsratsvorsitzender der HBPO GmbH in Lippstadt, wurde selbst aktiv und entwickelte »BRISY«, ein Projekt, dass er für den Deutschen Betriebsräte-Preis 2023 einreichte. Er erzählt uns, wie es zu der eigenen Datenbank kam.
Warum suchten Sie nach einer eigenen Datenbanklösung für den Betriebsrat? Ich bin seit 2018 Betriebsratsvorsitzender. Da wir den Betriebsrat ohne Unterstützung der IG Metall gründeten und die Gründung selbst sehr spontan geschah, hatten wir zunächst nicht wirklich viel Ahnung von dem »Geschäft«.
Es zeigte sich jedoch schnell, dass der Alltag Herausforderungen hat, die doch sehr formalistisch sind und recht viel Zeit benötigen. Deshalb suchte ichLösungen, die plattformübergreifend und offline funktionieren sowie einfach zu bedienen sind. Leider zeigt der Markt bis heute keine speziellen Lösungen für Betriebsräte, auch im Bereich der Gewerkschaften bin ich bis dato nicht fündig geworden.
Dann haben Sie doch etwas gefunden …
Ja, die technische Plattform NINOX. NINOX ist eine Low-Code-No-Code-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, maßgeschneiderte Anwendungen für spezifische Bedürfnisse schnell zu erstellen. NINOX ist plattformunabhängig, sicher durch das Hosting »on premse«, der Zugriff von außen erfolgt über VPN und es hat eine flexible Rechtevergabe.
Jetzt fehlte nur noch die Anwendung.
Ich bin ein sehr erfahrener It-ler, kenne mich daher seit mehr als 30 Jahren sehr gut mit webbasierten Lösungen und deren Programmierungen aus. Zuerst allein, dann später zusammen mit Kollegen und Kolleginnen, entwickelten wir »BRISY« (BetriebsratsInformationsSYstem). Mir war wichtig, meine Kollegen und Kolleginnen an der Entwicklung zu beteiligen, da meine Intention war und ist, dass Betriebsräte die Anwendung selbst weiterentwickeln, sie zumindest aber anwenden können sollten. Das gelang zumindest für die Schriftführenden, für die BRISY eine erhebliche Erleichterung darstellt. Im vergangenen Jahr konnte ich die Anstellung einer Assistenz erreichen, die die Datenbank als zentrale Software für ihre Arbeit verwendet. BRISY ist ein sehr agiles Projekt, dass quasi jeden Tag weiter optimiert wird, insbesondere durch die Hinweise der Assistenz.
Was sind die Vorteile von BRISY für einen Betriebsrat?
BRISY erleichtert die tägliche Arbeit im Betriebsratsbüro, aber auch die eigentliche Betriebsratsarbeit wie die wichtigen Auswertungen bis hin zur halbautomatisierten Bewertung/Auswertung des Jahreswirtschaftsberichts des Konzerns. Es hilft auch bei der Erledigung formalistischer/formeller Aufgaben, angefangen bei der Erstellung von Tagesordnungen (TOP): Betriebsräte – insbesondere die Vorsitzenden – können mit BRISY recht einfach TOP erstellen, die in nichtveränderbare PDF gewandelt werden, um so rechtssicher an eine Einladung gehängt werden zu können. Aus den TOP kann dann in der Sitzung unmittelbar das Protokoll erstellt werden. Die Anwesenden werden zu jedem TOP in einer wiederum automatisch angezeigten Liste als anwesend oder abwesend gekennzeichnet. Bereits in der Agenda/TOP wird ja festgelegt, ob es zu Beschlüssen kommen soll oder nicht, sodass die Abstimmung bereits in der Protokollvorlage vorhanden ist und dann entsprechend dokumentiert werden
kann (Abstimmungsergebnis; Anzahl der Teilnehmenden). Am Ende der Sitzung kann dann auf »Knopfdruck« das Protokoll bereits als PDF erstellt und
zur Unterschrift ausgedruckt werden.
Was macht BRISY so besonders?
Der eigentliche Anlass, BRISY zu entwickeln, war mein Wunsch, Auswertungen erstellen zu können. Die HBPO GmbH hat in Lippstadt keinen Tarifvertrag, sodass wir als Gremium regelmäßig Gehaltslisteneinsichten vornehmen,
es hat aber Jahre gebraucht, bis die Geschäftsleitung eingesehen hat, dass
wir die Daten digital zugestellt bekommen: Zunächst als PDF, dann schließllich als CSV-Datei, die dann endlich ohne größeren Aufwand in die Datenbank (BRISY) eingebunden/importiert werden kann. Um diese Daten verarbeiten zu können, war es schließlich nötig, quasi ein Schatten-HR-System zu bauen, um die richtigen Daten miteinander zu verknüpfen. BRISY umfasst mittlerweile eine große Anzahl von Tabellen, die Informationen über die Stammdaten (Name, Abteilung, Gehalt, Wohnort etc.), über die geleistete und beantragte Kurzarbeit, über geleistete Sonderarbeiten, Versetzungen, Krankenstand, Fluktuation und vieles mehr miteinander in Beziehung setzen. Das versetzt den Betriebsrat in die Lage, teilweise schneller verfügbare Daten als die Personalabteilung (HR) – aber auch andere Auswertungen – zu haben, an denen auch HR interessiert ist.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
BRISY wurde vom Datenschutzbeauftragten unseres Unternehmens freigegeben. NINOX selbst bestätigt die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf deren Servern in der Cloud. Allerdings berührt dies nicht die Rechte, die möglicherweise oder sogar ganz sicher personenbezogene Daten der Mitarbeitenden des Unternehmens betrifft. Über das Datenbankmodell kann aber relativ einfach eine Darstellung über die gespeicherten und verarbeiteten Daten erzeugt werden.
Was sind die Nachteile von BRISY?
Tatsächlich kann ich spontan keine echten Nachteile entdecken, außer, dass es durchaus einer größeren IT-Affinität bedarf, um die Vorteile zu nutzen oder um überhaupt eine Datenbankanwendung zu erstellen. Man muss es wollen.
Können alle Betriebsratsmitglieder in die Datenbank Eintragungen vornehmen oder nur der Administrator?
Wichtige Daten können nur Administratoren ändern (erstellen/löschen), Datenpflege (wie Protokolle oder Stammdaten) können auch andere berechtigte Personen des Betriebsrats (»Editoren«).
Kann BRISY in jeder Art von Unternehmen eingesetzt werden?
BRISY kann von allen Interessierten/Käufern/Lizenznehmenden in allen Unternehmen eingesetzt werden. Die Empfehlung ab 100 Mitarbeitenden beruht auf der Abwägung zwischen unmittelbarem Nutzen und Aufwand, aber auch auf den Kosten, die ja vom Unternehmen getragen werden müssen. Da BRISY noch kein Lizenzmodell hat, müssen diese Kosten zusätzlich zu den Lizenzkosten für NINOX berechnet werden.
Jeder/Jede kann bei BRISY Administrator sein?
Ja. Das Rechtekonzept sieht bei uns vor, dass alle Daten pflegen können, aber nur bestimmte Personen (max. 5) Daten erstellen oder löschen können.
Welche weiteren Funktionen haben Sie für BRISY geplant?
In Zukunft soll die Simulation von Daten zur Unterstützung des Wirtschaftsausschusses eingebunden werden (»«Was wäre, wenn?«).
Was planen Sie mit BRISY?
Gemeinsam mit einem Kollegen der IG Metall arbeite ich daran, diese Lösung weiter zu verbreiten, was auch zu dem Entschluss führte, BRISY offiziell
zu vermarkten. Ich habe bereits Kontakt zur regionalen Wirtschaftsförderung aufgenommen, die sich sehr interessiert zeigt. Mit dieser strebe ich eine Kooperation mit fachlich geeigneten Hochschulen an, die hier im Kreis ansässig
sind.